LICIFY S.A.S. es una compañía líder en Colombia que tiene como actividad principal conectar empresas del área de la construcción con diversos proveedores, por medio de una plataforma virtual para que los interesados ingresen, se registren, se informen de las licitaciones que se encuentran en el mercado y ofrezcan sus productos o servicios con el fin de participar activamente en la selección de oferentes.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural de la cual LICIFY S.A.S., obtenga o trate información personal.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de LICIFY S.A.S., así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.
Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por LICIFY S.A.S., a través de consultas o reclamos
Contenido:
1. DEFINICIONES:
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales en LICIFY S.A.S., se regirá por los siguientes principios:
PARÁGRAFO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
LICIFY S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:
LICIFYA.S., podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, LICIFY S.A.S., advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE LICIFYA.S.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causa habiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del LICIFY S.A.S.:
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
5. DEBERES DE LICIFY S.A.S.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que LICIFY S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, LICIFY S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
Todos los visitantes de la plataforma y/o APPS de LICIFY S.A.S deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de LICIFY S.A.S.
7. AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en el que LICIFY S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de LICIFY S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
Forma de recolectar los datos de los trabajadores o candidatos
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:
Forma de recolección de Proveedores
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:
Forma de recolección de Representantes de las constructoras
La recolección de datos personales se realizará de las siguientes formas:
Forma de recolección de los Accionistas
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
La sociedad LICIFY S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
El área administrativa de la sociedad LICIFY S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 4 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico contacto@licify.co, llamar a la línea telefónica de LICIFY S.A.S., teléfono 031 743 40 33, o radicarla en la siguiente dirección que correspondientes al establecimiento Carrera 16A No.78-55 oficina 303 en Bogotá.
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El documento de consulta o reclamo deberá contener lo siguiente:
En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta o reclamo, el documento deberá contener lo siguiente:
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LICIFY S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizarla seguridad de la información.
12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
LICIFY S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea necesario para la compañía. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.
13. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
LICIFY S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, LICIFY S.A.S garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
14. TRANSMISIÓN Y O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL
LICIFY S.A.S. podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:
15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de septiembre de 2019 y entra en vigencia a partir del día 15 de septiembre de 2019. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del correo electrónico: contacto@licify.co
AVISO DE PRIVACIDAD
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Razón social: LICIFY S.A.S.
NIT: 901.011.992-7
Domicilio: Calle 73 #7-31 Oficina Mezzanine, Bogotá, Colombia
Teléfono: 310 807 7414
Correo electrónico: contacto@licify.co
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
LICIFY S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
d) Evaluar la calidad del servicio;
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, compras y ventas;
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o teléfono fijo, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por LICIFYA.S. y/o por terceras personas;
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
i) Registrar la información de empleados y/o jubilados (activos e inactivos) en las bases de datos del LICIFYA.S.
j) Transferir, suministrar, compartir, transmitir, enviar o entregar sus datos personales a terceras personas dentro o fuera del país para fines comerciales, publicitarios, estadísticos y comparativos.
LICIFY S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, LICIFY S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causa habiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del LICIFY S.A.S.
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control del LICIFYA.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;
d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; por parte del responsable y/o encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades;
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;
f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Podrá ser requerida a la siguiente dirección de correo electrónico contacto@licify.co
En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
El área administrativa será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 4 de la política de tratamiento de datos personales, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico contacto@licify.co, llamar a la línea telefónica 031 743 40 33, o radicarla en la dirección correspondiente a nuestras oficinas:
DIRECCIÓN OFICINA
Calle 73 #7-31 Oficina Mezzanine, Bogotá, Colombia.
Atentamente,
Fernando Olloqui Beltrán
Representante Legal
LICIFY S.A.S.